Door het bestuur wordt tweemaal per jaar een ledenvergadering georganiseerd, in het voorjaar en in het najaar.
De leden ontvangen tenminste acht dagen vóór de vergaderdatum per mail of schriftelijk een uitnodiging mét een agenda.
De laatste jaren worden deze ledenvergaderingen gehouden in Landgoed Kerkendel, aanvang 20.00 uur.
In 2003/2004 werd een begin gemaakt met de vorming van wijkplatforms in de Gemeente Barneveld.
In de kleine kernen werden hiervoor de verenigingen voor Plaatselijk Belang benaderd. Samen met hen werd een wijkplatform gestart. Plaatselijk Belang, in Kootwijk is dat de vereniging Kootwijk Vooruit, is verantwoordelijk voor de invulling van de wijkplatforms.
Driemaal per jaar komen een vertegenwoordiger van de gemeente, de politie (wijkagent) en zo nodig de woningstichting samen met vertegenwoordigers van Plaatselijk Belang bij elkaar om zaken op het gebied van leefbaarheid en veiligheid te bespreken. Voor de bewoners is er de gelegenheid om op deze avond ook een vraag te stellen of een probleem voor te leggen.
Agendapunten moeten tijdig (ongeveer twee weken voor aanvang van de vergadering) worden ingebracht via info@kootwijkvooruit.nl Wanneer een agendapunt daar aanleiding toe geeft, kan er dan een ter zake kundige ambtenaar op de vergadering worden uitgenodigd.
Er wordt vergaderd in Gasterij ’t Hilletje. Aanvang: 20.00 uur.